Umowy z prelegentami, fotografami i dostawcami — 5 pułapek, które kosztują
Umowa z prelegentem, fotografem, dostawcą cateringu — to nie są formalności. To dokumenty, które decydują, czy event skończy się zyskiem, czy sprawą w sądzie. Poniżej 5 najczęstszych pułapek, które widzimy w projektach Velcorentis.
Pułapka 1: umowa o dzieło zamiast umowy zlecenia dla prelegenta. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83): umowa o dzieło jest prawidłowa, jeśli utwór ma indywidualny, twórczy charakter. Prelegent, który prezentuje gotowe slajdy z firmy — to nie jest utwór. Wyrok SN sygn. III UK 76/16: ZUS kwestionuje takie umowy. Konsekwencja: zaległe składki ZUS plus odsetki. Kara: 5000–20 000 PLN plus odsetki za 3–5 lat wstecz.
Rozwiązanie: prelegent na umowie zlecenie (oskładkowane) lub kontrakt B2B (faktura). Umowa o dzieło tylko, gdy prelegent tworzy autorskie wystąpienie — pisze scenariusz, przygotowuje unikalne materiały, a slajdy nie pochodzą z gotowego decku. Wtedy: umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich.
Pułapka 2: brak przeniesienia praw autorskich do nagrań i zdjęć. Fotograf na evencie. Bez umowy: prawa autorskie majątkowe należą do fotografa. Nie możesz wykorzystać zdjęć na blogu, w social media, w materiałach marketingowych. Potrzebujesz: umowy przenoszącej prawa autorskie majątkowe na określonych polach eksploatacji (utrwalanie, zwielokrotnianie, rozpowszechnianie w internecie, w prasie, w materiałach reklamowych).
Nagrania prelekcji. Prelegent wyraża zgodę na utrwalenie i rozpowszechnianie. Bez zgody: naruszenie dóbr osobistych, art. 23–24 kodeksu cywilnego. Umowa prelegenta powinna zawierać: zgodę na nagranie, zgodę na publikację, przeniesienie praw do nagrania, określenie czasu i terytorium.
Pułapka 3: brak klauzuli odwołania i siły wyższej. Prelegent odwołuje na 2 dni przed eventem. Co robisz? Bez umowy: zero. Z umową: kara umowna 50% honorarium, obowiązek znalezienia zastępstwa. Dostawca cateringu nie przyjeżdża: kara umowna 20–30% wartości zamówienia. Siła wyższa (pandemia, powódź): zwolnienie z odpowiedzialności, ale z obowiązkiem zwrotu zaliczki.
Standard Velcorentis: każda umowa z prelegentem zawiera: (1) temat i czas wystąpienia, (2) honorarium i termin płatności, (3) prawa do nagrania i publikacji, (4) kary umowne za odwołanie (50% do 14 dni, 100% do 7 dni), (5) klauzulę siły wyższej, (6) zgodę na przetwarzanie danych osobowych (RODO).
Pułapka 4: brak umowy z dostawcą technologii. Platforma streamingowa, aplikacja eventowa, system biletowy. Umowa licencyjna: czas trwania, zakres, dane uczestników (kto jest administratorem), SLA (dostępność 99,5%), kara za przestój. Brak umowy: dostawca zmienia warunki w trakcie, usuwa dane, podnosi cenę.
Pułapka 5: odpowiedzialność za szkody. Fotograf uszkadza sprzęt. Prelegent obraża uczestnika. Catering zatruwa 20 osób. Kto odpowiada? Umowa powinna wskazywać: odpowiedzialność odszkodowawczą, zakres ubezpieczenia OC, regres. Minimalna polisa OC dla dostawcy eventowego: 500 000–1 000 000 PLN. Ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych wymaga ubezpieczenia OC dla eventów >1000 osób, ale dla mniejszych też warto.
Przykład z projektu: klient nie miał umowy z fotografem. Fotograf opublikował zdjęcia na swoim portfolio. Klient chciał użyć zdjęć na stronie — nie mógł, bo prawa miał fotograf. Negocjacje: 3000 PLN dodatkowo za licencję. Gdyby umowa była podpisana przed eventem: 0 PLN.
Lista kontrolna: (1) prelegent — umowa zlecenie lub B2B, z przeniesieniem praw, (2) fotograf — umowa przenosząca prawa autorskie, (3) dostawca cateringu — umowa z karami umownymi i OC, (4) technologia — umowa licencyjna z SLA, (5) RODO — zgody i klauzule w każdej umowie.
Koszt prawnika do przygotowania wzorów umów: 3000–6000 PLN. Koszt braku umowy: od 10 000 PLN do 200 000 PLN. Wybór należy do Ciebie.